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홍보실무자들은 긴급한 상황이 발생했을 경우를 대비해서 즉각 고지해야 할 내부공중과 외부공중의 목록을 작성해두어야 한다.
최고경영자와 조직체의 고위간부가 내부공중에 해당된다.
비상시의 외부공중은 그 우선순위로 볼 때, 법을 집행하는 공직자, 사상자의 이름이 공개되기 이전에 통보받은 희생자 가족, 대중매체, 정부의 해당기관, 소셜미디어 사이트, 거래처 간행물 등이 있다.
내부 및 외부공중들은 그 확인절차가 선행되어야 하는 위기관리홍보의 출발점이다.
홍보실무자들은 사건과 관계된 모든 당사자들에게 제 때에 고지할 수 있도록 비상연락망을 매우 구체적으로 작성할 필요가 있다.

위기관리를 위한 점검목록에는 위와 같은 고지와 연락망 작성 이외에도 언론에 필요한 자료의 준비, 공공정보센터의 운영 및 미디어정보센터의 역할에 관한 내용이 포함되어 있다.
우선 회사에 관한 기초정보, 사실을 정리한 서류 등을 준비해서 그 내용을 웹사이트에 게재하고, 위기에 관한 기본적인 뉴스 보도자료를 준비해야 한다.
뉴스 보도자료에는 긴급상황이 발생한 이유를 제외하고 무슨 일이, 어떻게, 언제, 어디서, 누가, 얼마나 관여되었는지에 대해 알려진 모든 사실을 포함시킨 완전공개의 원칙을 지키되 정보가 정확한지 확인하고 미확인 정보는 배포해서는 안 된다.
사상자의 가족이 통보받기 전까지 희생자의 명단은 제외하고 보고해야 한다.

홍보 비상대책본부에 공공정보센터를 개설해서 전화, 소셜미디어, 이메일을 통한 문의에 정확한 정보를 가지고 응답해야 하며, 만일 잘못된 정보가 소문으로 돌고 있다면 그것을 명확하게 하기 위해 그러한 정보가 돌고 있는 여러 단체와의 만남의 장을 주선할 필요가 있다.
인가 받지 않은 비공식적인 내용을 언론에 진술하지 않도록 직원들을 교육할 필요가 있으며 책임 대변인 한 사람을 통해서 조직체가 공식적으로 작성한 정보만을 발표하는 한 목소리의 원칙을 지켜야만 한다.

또한 언론사의 기자들이 정보수집 및 취재활동을 할 수 있는 미디어정보센터를 개설해야 한다.
이때 재난지역과 가까운 특정한 장소를 지정해 주되 홍보 비상대책본부에서 멀리 떨어진 곳에 마련해야 하며 또 재난지역에 접근하고자 하는 기자는 조직체의 홍보요원으로부터 보호와 안내를 받을 필요가 있다.

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<보　　기>

ㄱ. 뉴스 보도자료를 배포할 때에는 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 그리고 얼마나 많은 사람이 사건에 관련되었는지에 대한 알려진 모든 사실을 포함해야 한다.

ㄴ. 홍보 비상대책본부에 공공정보센터를 개설하고 홍보 비상대책본부는 미디어정보센터와 멀리 떨어진 곳에 위치시키는 것이 바람직하다.

ㄷ. 재난과 관련된 조직체 직원 희생자의 가족은 언론에 발표되기 이전에 먼저 그 명단을 통보받아야 할 내부공중이다.

ㄹ. 비상연락망에 포함될 공중에는 희생자의 가족, 최고경영자, 법 집행 공직자, 언론사, 정부기관, 조직체의 거래처간행물 등이 있다.

ㅁ. 조직체에 발생한 긴급상황에 대해 기자들이 취재할 때, 조직체는 예외없이 모든 정보를 제공해야 한다.

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① ㄱ, ㄷ　　　　　　② ㄱ, ㅁ

③ ㄴ, ㄹ　　　　　　④ ㄱ, ㄷ, ㅁ

⑤ ㄴ, ㄷ, ㄹ