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기록물은 그것을 생산한 당사자들에게 중요하거나 유용한 가치인 '일차적 가치'와 기록물 생산자 이외의 사람들에게 유용한 가치인 '이차적 가치'를 갖는다.
먼저 일차적 가치란 기록을 생산한 목적에 따라 주로 그것을 생산한 당사자나 당사자와 동등한 이해관계를 갖는 사람과 관련되는 가치이다.
대부분의 경우 기록 생산을 가져온 활동 혹은 행위가 종결되었을 때 일차적 가치는 상실되나, 드물게 장기간 혹은 영구적으로 일차적 가치를 유지하는 기록물도 있다.

일차적 가치는 행정적 가치, 재정적 가치, 법률적 가치로 구분된다.
첫째, 행정적 가치는 기록이 갖는 가장 기본적 가치 중 하나로, 공공기관이나 조직체가 기능을 수행하면서 발생하는 가치를 말한다.
둘째, 재정적 가치는 재정적 거래를 증빙하는 기록물이 감사추적의 수단으로써 활용될 때 발생하는 가치를 말한다.
대체로 재정적 가치는 회계감사가 종료되면 소멸하게 된다.
셋째, 법률적 가치는 개인이나 조직의 법적 권리, 가족관계, 재산권, 상업적 이익권, 세무관계 등을 증빙하는 기록물이 갖는 가치를 말한다.

다음으로 이차적 가치는 기록을 작성한 목적과는 무관한 가치로서 제삼자를 위한 폭넓은 이용에 제공될 때 발생하는 가치이다.
이차적 가치는 증거적 가치, 정보적 가치, 역사적 가치로 구분된다.
첫째, 증거적 가치는 법적 의미보다는 역사적 의미의 증거와 관련하여 파생되는 가치이다.
증거적 가치는 기록을 생산한 개인이나 단체의 조직, 결정, 운영을 비롯한 여러 활동의 증거를 통해서 만들어진 기록물이 갖는 가치이다.
즉 정부의 조직과 기능의 증거로서 기구가 변천해 온 발자취 등을 밝히는 데 유용한 가치를 의미한다.
둘째, 정보적 가치란 기록물이 생산 당시의 사용 목적을 넘어 다양한 이용 가치를 갖게 될 때 발생하는 가치이다.
이러한 정보적 가치는 증거적 가치보다 범위가 넓다는 특징을 갖는다.
셋째, 역사적 가치는 영구기록물 관리 기관에서 기록물을 영구보존하여 후대에 전승하여야 할 필요가 있는 경우에 발생하는 가치를 말한다.
어떤 기록물에 역사적 가치가 있는지는 현재와 미래의 이용 가능성 여부에 따라 결정된다.

한편 기록물의 가치에 대한 이해와 판단에는 이용자들의 판단도 주요한 고려사항이 된다.
기록물 관리자는 기록 활용의 빈도나 주요 활용 정보를 판단하여 기록물을 활용함으로써 구현되는 가치를 포착해야 한다.
이렇게 파악된 가치 판단의 자료들이 기록을 생산할 때 적용될 수 있도록 하여 기록이 생산될 때부터 적절한 가치가 반영될 수 있도록 해야 한다.

최근 전자기록물 중심의 시대로 접어들면서 기록의 일차적 가치와 이차적 가치에 대한 구분이 모호해지고 있다.
종이 기록물 중심의 시대에서는 기록생산자와 이용자가 분리되어 있어, 기록의 생산 시점에 발생하는 일차적 가치의 실현과 이용자가 활용하게 되면서 발생하는 이차적 가치의 실현이 분리되는 것으로 이해되었다.
그러나 전자기록물 중심의 시대에서는 일차적 가치와 이차적 가치를 구분하는 경계가 무너지고 생산자와 이용자가 직접적으로 연결된다.
따라서 실시간으로 기록물의 활용이 가능해지며, 전자기록물은 종이기록물과는 달리 기록의 일차적 가치와 이차적 가치가 단계적으로 구분되지 않는다.
<보　기>

ㄱ. 전자기록물의 경우 생산자와 이용자가 직접 연결되고 기록의 일차적 가치와 이차적 가치가 구분되지 않는다.

ㄴ. 기록의 활용 양상을 파악하여 기록물이 생산될 때부터 그 가치가 반영될 수 있도록 하는 것 역시 기록물 관리자의 역할에 포함된다.

ㄷ. 본래의 목적과 관계없이 제삼자를 위해 이용될 때 발생하는 기록물의 가치는 증거적, 정보적, 역사적 가치로 구분된다.

ㄹ. 기록을 생산하게 된 행위의 종료는 곧 기록물의 일차적 가치 상실을 의미한다.

ㅁ. 기록물이 정부 조직과 기능의 증거로서의 가치를 가진다면, 이는 법적 의미에서의 증거와 관련하여 파생되는 가치이다.

① ㄱ, ㄴ

② ㄷ, ㅁ

③ ㄱ, ㄴ, ㄷ

④ ㄱ, ㄷ, ㄹ

⑤ ㄴ, ㄹ, ㅁ